Importeren van kleur/maat-artikelen in MplusKASSA

Met MplusKASSA kun je in één keer grote aantallen artikelen aanmaken of bijwerken via een importbestand. In combinatie met de module Q1600 Fashion kun je op die manier ook eenvoudig kleur/maat-artikelen inlezen.


1. Voorwaarden

Voordat je begint:

  1. Je hebt een licentie voor Q1600 Mplus Fashion (voor werken met kleur- en maatvarianten).
  2. Q1005 Artikelbeheer Pro, waarmee je artikelen via een CSV-bestand kunt importeren en exporteren.


2. Hoe ziet een kleur/maat-artikel er technisch uit?

Bij kleur/maat-artikelen werkt MplusKASSA als volgt:

  1. Elke kleur/maat-variant is een eigen artikelkaart.
  2. Varianten van hetzelfde product worden bij elkaar gehouden met het veld productnr:
  3. alle artikelkaarten met hetzelfde SUBID worden gezien als varianten (verschillende kleur en/of maat) van één product.
  4. De kleur en maat van een variant staan in de velden kleur en maat op de artikelkaart.
Belangrijk: een artikel wordt door MplusKASSA pas als kleur/maat-artikel gezien als minimaal kleur of maat is ingevuld. In combinatie met een gedeeld SubID ontstaat daarmee het raster van varianten.


3. Voorbereiden van het importbestand (Excel)

Je bereidt de import meestal voor in Excel (of een vergelijkbaar programma) en slaat het daarna op als CSV-bestand.

Maak een tabel met kolommen. De belangrijkste velden voor kleur/maat-artikelen zijn:

• nr

Uniek artikelnummer. Laat je dit leeg, dan kan MplusKASSA automatisch een nummer toekennen.

• SubID

Gedeeld nummer voor alle varianten van hetzelfde product (dus gelijk voor alle kleuren en maten van één model).

• omschrijving

Algemene omschrijving van het product (bijv. “T-shirt Basic”).

• kleur

De kleur van de variant (bijv. “Zwart”, “Navy”).

• maat

De maat van de variant (bijv. “S”, “M”, “L”, “38”, “40”).

• barcode

Unieke barcode per variant, zodat scannen in de kassa direct de juiste kleur/maat geeft.

• verkoopprijs

Verkoopprijs excl. btw.

• brutoprijs (optioneel)

Verkoopprijs incl. btw (kan worden gebruikt afhankelijk van jouw inrichting).

• inkoopprijs

Inkoopprijs van de variant.

• btw_code

Btw-code van het artikel (bijv. hoog/laag tarief).

• omzetgroep, merk, seizoenscode, enz.

Aanvullende velden voor rapportages en filtering.

Tip: de kolomnamen in je Excel mogen (bij voorkeur) overeenkomen met de “kolomnaam” uit de MplusKASSA-lijst met artikelkaartvelden. Dat maakt het koppelen in de importwizard makkelijker.

Voorbeeld van een importbestand


Alle drie de regels hebben hetzelfde SubID TEL0001 en vormen dus één kleur/maat-product met drie varianten.

Sla het bestand vervolgens op als CSV (UTF8)


4. Import uitvoeren in MplusKASSA

  1. Log in op MplusKASSA.
  2. Ga in de Backoffice:
  3. Backoffice→ Overige → Importeer artikelen
  4. Kies nieuw profiel maken > Volgende.
  5. Klik op Bestand kiezen en selecteer het zojuist opgeslagen CSV-bestand.
  6. Tik op Kopregel verwijderen indien het CSV natuurlijk een kopregel bevat (omschrijving, prijs etc).
  7. In de volgende stap koppel je de kolommen uit het CSV-bestand aan de artikelvelden in MplusKASSA, bijvoorbeeld:

Staat er geen selecteer baar veld die je wel wilt importeren? maak deze dan aan op de artikelkaart via de beheer > artikel > artikelkaart.

  1. CSV-kolom productnr → veld productnr
  2. CSV-kolom kleur → veld kleur
  3. CSV-kolom maat → veld maat
  4. CSV-kolom barcode → veld barcode
  5. CSV-kolom verkoopprijs → veld verkoopprijs
  6. CSV-kolom inkoopprijs → veld inkoopprijs
  7. etc.

*Let op de kleur en maat verdichting is de SubID (het unieke nummer die overeenkomt van het zelfde artikel)


Start de import en wacht tot MplusKASSA aangeeft dat de import is voltooid. Eventuele fouten worden meestal in een log of overzicht getoond (bijvoorbeeld ontbrekende verplichte velden).



4. Praktische tips & veelgemaakte fouten

Unieke barcodes

Zorg voor een unieke barcode per kleur/maat-variant. Als dezelfde barcode meerdere keren voorkomt, vraagt de kassa bij het scannen om welk artikel het gaat.

Consistent productnummer

Alle varianten van één product móeten hetzelfde productnr hebben. Verschilt het productnummer, dan ziet MplusKASSA ze als losse artikelen en niet als één kleur/maat-product.

Minimaal kleur of maat vullen

Vul altijd minimaal kleur of maat; anders wordt het artikel niet als kleur/maat-artikel behandeld.

Eerst klein testen

Maak eerst een klein testbestand (bijv. 1 product met 2–4 varianten), importeer dat en controleer het resultaat. Als alles goed staat, kun je het grote bestand importeren.

Back-up

Laat – zeker bij een grote eerste import – vooraf een back-up maken van de database, of exporteer eerst de bestaande artikelen, zodat je altijd terug kunt.