Vouchers kunnen automatisch uitgegeven worden wanneer het gekoppelde verkoopartikel verkocht wordt in de Q-line, online handheld, bestelwebsite kiosk of QR. Indien een uitgegeven voucher gekoppeld staat aan een relatie, wordt de voucher automatisch toegepast wanneer mogelijk.

Vouchers beheren

In de Q-line zit onder het artikel venster het kopje Vouchers. Hier kunnen de vouchers zelf – maar ook de categorieën en boekingswijzen – aangemaakt, gewijzigd en verwijderd worden.

Boekingswijze aanmaken

Voordat een voucher gemaakt kan worden, moet er eerst een boekingswijze gemaakt worden. Op de boekingswijze wordt financiële verantwoording gedaan, zodra een voucher verzilverd wordt. Deze boekingswijzen zijn onder het Boekingswijzen knopje te beheren.

Voucher aanmaken / bewerken

Na een boekingswijze aangemaakt te hebben is het mogelijk om d.m.v. de Nieuw knop een voucher aan te maken.

Op een voucher is het volgende in te stellen:

1. Een eventuele categorie (kan helpen met filteren in de overzichten)
2. De naam van de voucher
3. Het ingangsmoment en de geldigheidsduur
4. Hoevaak de voucher te verzilveren is, inclusief verzilver restricties
5. Voucherregels: De omzetgroepen en/of artikelen waarvan de onderliggende artikelen gratis moeten zijn zodra deze voucher verzilverd wordt

Verzilver restricties

Met verzilver restricties is het mogelijk om per periode in te stellen hoevaak de voucher in die periode verzilverd mag worden. Als er bijvoorbeeld 2 bij dag ingevuld wordt, is de voucher per dag maar twee keer te verzilveren, maar in totaal nog steeds het aantal keer dat bij Aantal keren te verzilveren ingevuld is.

(let op als je dus een restrictie wilt vul je aantal keer verzilveren en restrictie het zelfde getal in.)

Vouchers uitgeven

Voucher verkoopartikel instellen

Om een voucher uit te geven moeten er één of meerdere *verkoopartikelen* ingesteld worden voor de voucher. Een verkoopartikel is in deze context een artikel dat een voucher verkoopt.

POS

Sla het net aangemaakt verkoopartikel aan in de POS. Je krijgt eerst de melding om een relatie te kiezen waar deze voucher aan uitgegeven moet worden.

Zodra je dan een relatie hebt geselecteerd, zie je op de kassabon gelijk al dat er een voucher uitgegeven zal worden na volledige verkoop.

Vouchers printen

Voor het printen van verkochte vouchers is er een nieuwe print lay-out nodig, en moet het nieuwe print lay-out systeem zijn geactiveerd. Maak hiervoor een layout aan via Instellingen > Print lay-outs > Soort: Voucher uitgifte .

Let op

Wanneer je de gecombineerde scancode of scancode toevoegt moet deze nog aangepast worden naar barcode en type naar QR.

Tip

In de bijlage staat een simpele basis voucher layout. Deze kun je importeren en veranderen naar smaak.

Backoffice

Ook in de backoffice is het mogelijk om vouchers uit te geven. Dit kan door een factuur te maken, een debiteur te selecteren, en daarna het verkoopartikel toe te voegen aan de factuur. Net zoals in de POS zie je gelijk al dat er vouchers uitgegeven gaan worden, en welke er al uitgegeven zijn indien je de factuur voor een tweede keer bewerkt.

Online

Online heeft ook ondersteuning voor het uitgeven van vouchers.

Sla het verkoopartikel op onder één van de webartikelgroepen om deze volgens in je online apps te zien zoals:

1. Online handheld
2. Bestelwebsite
3. Kiosk
4. QR

(Afbeelding van deze voucher staat in de bijlage)

Vouchers verzilveren

Als een relatie een voucher tot zijn beschikking heeft, en die relatie wordt geselecteerd in de POS, backoffice of online, zal de voucher automatisch verzilverd worden als de bon een artikel bevat uit één van de regels van de voucher.

Voucher overzicht

In de Q-line zijn alle uitgegeven vouchers en verzilveringen in een overzicht terug te vinden. Dit overzicht zit onder het Financieel > Vouchers tabblad. Hier is het ook mogelijk om een uitgegeven voucher te deactiveren of te heractiveren.

Instellingen

Voucher uitgiftes mogen doen zonder master verbinding

Of het mogelijk moet zijn op een slave om vouchers uit te geven (te verkopen) zonder een actieve master verbinding. Zodra de master verbinding weer beschikbaar is worden de uitgegeven vouchers automatisch gesynchroniseerd naar de master. De uitgegeven voucher is pas te verzilveren op andere locaties zodra de synchronisatie voltooid is.

Voucher verzilveringen mogen doen zonder master verbinding

LET OP: Aan deze instelling hant een aantal risico's. Of het mogelijk moet zijn op een slave om vouchers te verzilveren (in te leveren) zonder een actieve master verbinding. Zodra de master verbinding weer beschikbaar is worden de verzilveringen automatisch gesynchroniseerd naar de master. Hier hangen de volgende risico's aan: 1. De voucher kan zo lang dat deze master verbinding niet beschikbaar is ook uitgegeven worden op andere locaties, ondanks de restricties. Pas nadat de synchronisatie is voltooid weten andere locaties dat op deze slave een voucher verzilverd is. 2. De verzilverrestricties (zoals bijvoorbeeld maximaal 2 per dag) worden niet gehanteerd voor voorgaande verzilveringen. Het maximale verzilver aantal daarentegen wel. Deze risico's zouden er dus voor kunnen zorgen dat een relatie een voucher vaker kan verzilveren dan toegestaan.

Printen van de vouchers met via het nieuwe printlayout-systeem, waarbij op de onderkant het veld 'Gecombineerde voucher scan code' toegevoegd kan worden als QR-code.