Handleiding Filiaalgroepen en eigenaarslabels

Systeemeisen

Minimale eisen: 57.0.0+

Inleiding

Het doel van ‘Filiaalgroepen en eigenaars labels’ is om het beheer van meerdere filialen voor multifiliaal/franchise eenvoudiger te maken.

Filiaalgroepen

Op de filiaalgroepen kun je configuratie instellen die je normaal per filiaal/kassa zou doen. De volgende items kunnen ingesteld worden.

• Schermindelingen

• Snelknoppen

• Artikel categorie

• Medewerker categorie

• Relatie categorie

• Betaalwijzen

Vervolgens kun je filialen toevoegen aan de filiaalgroep. Wanneer dit gebeurd zal het filiaal direct de ingestelde configuratie van de filiaalgroep overnemen. Waardoor je niet per filiaal opnieuw alles hoeft te configureren.

Filiaalgroepen zijn hiërarchisch opgesteld, je kan daardoor bij een hoofdgroep een configuratie instellen die automatisch ook door de subgroepen opgepakt wordt.

Eigenaars labels

Met eigenaars labels kun je zorgen dat medewerkers beperkte toegang krijgen tot het systeem. Zo kun je bijvoorbeeld zeggen dat een snelknoppen layout voor een bepaald eigenaars label is. Dan zullen alleen de mensen waaraan dit label gekoppeld is die layout zien.

Tevens registreren we bij iedere kassabon die gemaakt wordt welk eigenaars label actief was op het moment van aanmaken. Dit zorgt ervoor dat je bij de overzichten er voor kan zorgen dat alleen eigengemaakte omzetten zichtbaar zijn.

Sales en acties

TODO uitwerken

Beheer

Filiaalgroepen aanmaken

Onder Beheer > Instellingen > Filiaalgroepen > Filiaal groepen koppelen kun je de lijst met filiaalgroepen beheren. Hier stel je een indeling in die logisch is voor het bedrijf. Bijvoorbeeld: 

Met de knop nieuwe hoofdgroep maak je een hoofdgroep aan. Als je vervolgens een hoofd/sub groep regel selecteert kun je met de knop nieuwe subgroep hier een subgroep onder aanmaken. Met de knop verwijder groep gooi je een eerder aangemaakt groep weer weg.

Koppelen van filialen

Voor het koppelen van filialen zijn er twee mogelijkheden, je kan dit doen vanuit de backoffice op dezelfde plek waar de filiaalgroepen aangemaakt worden. Of je doet dit vanuit POS, wanneer een filiaal nog niet is toegekend aan een filiaalgroep zal deze en dialoog geven waarin gevraagd wordt onder welke filiaalgroep deze valt. Een medewerker met de autorisatie Koppelen in Pos kan deze instellen.

Filiaalgroepen instellen

Bij de aangemaakte filiaalgroepen stel je in welke configuratie er actief is, wanneer je bij een hoofdgroep iets instelt, is dit automatisch ook zo voor de subgroepen eronder. Je hebt wel de optie om op subgroep niveau dit te overrulen.

Eigenaars label aanmaken

Dit wordt gedaan onder Beheer > Instellingen > Filiaalgroepen > wijzigen en dan de knop eigenaars beheer. Met de knop toevoegen kun je nieuwe labels toevoegen, vervolgens kun je deze een naam en een kleur geven.

Medewerkerskaart

Aan de medewerker kaart voeg je het veld eigenaars labels toe. Dit heb je nodig om medewerkers te koppelen aan een eigenaarslabel.

Beheer snelknoppen

Bij de snelknoppen kun je een eigenaarslabel koppelen aan een layout. Als een medewerker met dat eigenaars label inlogt zal die alleen de layouts zien die aan hem gekoppeld zijn.

Schermindeling

Bij de schermindeling kun je een eigenaarslabel koppelen aan een layout. Als een medewerker met dat eigenaars label inlogt zal die alleen de schermlayouts zien die aan hem gekoppeld zijn.

Instellingen

Gebruik filiaalgroepen

Beheer > instellingen > Instellingen > Filiaalgroepen > Gebruik filiaalgroepen Optie: ja/nee

Deze op ja instellen om filiaalgroepen te gebruiken.

Gebruik eigenaarslabels

Beheer > instellingen > Instellingen > Filiaalgroepen > Eigenaarslabel > Gebruik eigenaarslabels Optie: ja/nee

Deze op je instellen om eigenaarslabels te gebruiken.

Autorisaties

De volgende autorisaties zijn toegevoegd voor filiaalgroepen en eigenaars labels.

Filiaalgroepen > Raadplegen Geeft aan of je het menu item filiaalgroepen onder Beheer > Instellingen mag zien

Filiaalgroepen > Wijzigen Geeft aan of je het menu item filiaalgroepen onder Beheer > Instellingen mag wijzigen

Filiaalgroepen > Volledig beheer Hiermee geef je aan of altijd de volledige filiaalgroep tree mag zien, en alles mag instellen.

Filiaalgroepen > Koppelen in POS Geeft aan of de persoon in POS een filiaalgroep mag toewijzen aan een filiaal

Eigenaarslabels > Gekoppelde eigenaarslabel(s) negeren Hiermee negeer je gekoppelde eigenaarslabels van de medewerker, de medewerker zal dan altijd alles zien.

Eigenaarslabels > Eigenaarschappen wijzigen Geeft aan of de medewerker eigenaars schappen mag instellen voor anderen.

Historische data

De historisch gemaakte data van een filiaal koppelen we aan de eerste filiaalgroep waar het filiaal aan toegevoegd wordt. Door deze actie zal deze data niet gaan zwefen.

Overgang naar filiaalgroepen - autorisaties

Let op dat bij bestaande klanten de autorisaties nog per filiaal ingesteld kunnen staan, bij latere wijzigingen van een autorisatie op bijvoorbeeld een filiaal-hoofdgroep kunnen er dus onderliggend nog filialen een andere autorisatie behouden. Dit laatste is te herkennen aan een sterretje/asterisk (*) achter een filiaalgroep, welke aangeeft dat er onderliggend andere autorisaties kunnen zijn toegewezen. Worden bepaalde autorisaties bij een klant niet toegepast, dan kan het dus zijn dat je even moet checken of er per filiaal overrulende autorisaties staan.